1. Welche Dokumente können beglaubigt werden?
2. Was ist eine Legalisation?
3. Was ist eine Apostille?
4. Wie alt dürfen die zu beglaubigenden Dokumente sein?
5. Müssen die Dokumente übersetzt sein?
6. Kann man eine öffentliche Urkunde aus Deutschland bei einer Behörde eines anderen Staates einreichen?
7. Wie kann man eine Beglaubigung einer öffentlichen Urkunde für die Verwendung im Ausland durchführen?
8. Ist eine Legalisation oder Apostille in allen Fällen notwendig
9. Worin bestehen genau die Unterschiede zwischen einer Apostille und einer Legalisation?
10. Von welchen Behörden erhält man eine Apostille?
11. Ist eine Apostillierung in einem deutschen Konsulat im Ausland möglich?
12. Kann ein Kaufvertrag apostilliert werden?
13. Kann ein Führerschein apostilliert werden?
14. Ist die Apostillierung oder Legalisation einer Übersetzung möglich?
15. Wie sieht es mit kommerziellen Dokumenten, also zum Beispiel mit Rechnungen, Verträge aus?
16. Wie apostilliert man ein Abschlusszeugnis einer öffentlichen Schule?
17. Ist die Apostillierung einer Kopie möglich?
18. Wie viel Zeit muss man für die Ausstellung einer Apostille einplanen?
19. Ist eine Übersetzung des Dokuments notwendig?
20. Kann von einem in Deutschland ausgestellten Pass apostilliert werden?
21. Kann das deutsche Konsulat die Legalisation eines Dokuments verweigern?
22. Was ist zu tun, wenn die Legalisierung einer Urkunde nicht möglich ist?
23. Muss die Urkunde persönlich bei der Botschaft abgegeben werden?

Welche Dokumente können beglaubigt werden?

Für die Verwendung im Ausland können nur öffentliche Urkunden mit einer Apostille oder Legalisation versehen werden. Öffentliche Urkunden sind zum Beispiel Personenstandsurkunden, gerichtliche Entscheide, Unterlagen der Melde- und Verwaltungsbehörden, und Dokumente, die mit einer notariellen Beglaubigung versehen wurden.
Private Dokumente, also eigenhändig verfasste Vollmachten, Verträge oder auch das Testament können nicht mit einer Apostille oder Legalisation versehen werden, es sei denn es liegt eine notarielle Beglaubigung dieser Dokumente vor, wodurch sie zu öffentlichen Urkunden werden.
 

Was ist eine Legalisation?

Eine Legalisation ist eine Überbeglaubigung durch die Konsularabteilungen des Landes, in dem das Dokument verwendet werden soll. Am Verfahren der Legalisation nehmen alle Länder teil, die nicht am Haager Übereinkommen teilhaben.
Mittels der Legalisation wird die Echtheit des Dokumentes durch einen Konsularbeamten überprüft. Um die Legalisation zu erhalten ist eine Vorbeglaubigung, häufig auch eine Endbeglaubigung notwendig, bevor die Urkunde zum Konsulat geschickt wird.
Welche Länder einer Legalisation bedürfen sehen Sie - hier -
 

Was ist eine Apostille?

Eine Apostille ist eine Überbeglaubigung von Dokumenten durch ausgewählte Behörden eines Landes für die Verwendung im Ausland. Am Verfahren der Apostille nehmen alle Länder teil, die am Haager Übereinkommen teilhaben (Haager Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation vom 05.10.1961). Das Haager Übereinkommen vereinfacht das Verfahren zur Beglaubigung der Echtheit von Dokumenten für die Verwendung im Ausland.
Welche Länder am Haager Übereinkommen teilnehmen sehen Sie - hier -
 

Wie alt dürfen die zu beglaubigenden Dokumente sein?

Öffentliche Urkunden, die beglaubigt, apostilliert oder legalisiert werden sollen, dürfen in Deutschland (bei deutschen Behörden und den Auslandvertretungen, die die Legalisation erteilen) maximal sechs Monate alt sein. In Ausnahmefällen dürfen die Dokumente nur spätestens drei Monate nach Ausstellungsdatum eingereicht werden.
 

Müssen die Dokumente übersetzt sein?

Viele Länder erteilen Legalisationen nicht auf den Originaldokumenten, wenn keine Übersetzung vorliegt. Die Frage, ob Sie eine Übersetzung benötigen oder nicht, muss vor der Beantragung der Apostille/Legalisation geklärt werden, da der benötigte Stempel der Beglaubigung sonst auf dem falschen Dokument erteilt wird. Das Dokument ist dann nicht mehr zur Verwendung im Ausland zulässig, da der Stempel auf dem übersetzten Dokument benötigt wird.

Kann man eine öffentliche Urkunde aus Deutschland bei einer Behörde eines anderen Staates einreichen?

Das ist leider nicht möglich. Will man eine öffentliche Urkunde in einem anderen Land einreichen, ist eine Legalisation oder eine Apostille notwendig. Existieren Verträge zwischen Staaten, die eine gegenseitige Anerkennung der Urkunde beinhaltet, ist eine Apostille oder Beglaubigung nicht notwendig. Ob eine Apostille oder eine Legalisation benötigt wird, ist abhängig vom Staat, für den diese benötigt wird.

Wie kann man eine Beglaubigung einer öffentlichen Urkunde für die Verwendung im Ausland durchführen?

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, Legalisation oder Apostille. Die Wahl ist dabei nicht freigestellt, sondern hängt vom Staat ab, für die das Dokument benötigt wird. Die Legalisation führt das Konsulat des Staates in Deutschland durch. Für die Apostille ist eine Behörde im Ausstellungsland zuständig. Die Apostille ist das einfachere Verfahren, kann aber nur bei bestimmten Staaten angewendet werden, die 1961 das sogenannte Haager Abkommen unterzeichnet haben. Eine Liste der beteiligten Staaten kann der Leser hier einsehen. Ist das gewünschte Land nicht auf der Liste, muss leider der kompliziertere Weg über eine Legalisation eingeschlagen werden.

Ist eine Legalisation oder Apostille in allen Fällen notwendig?

Wird eine Urkunde in einem anderen Mitgliedsland der EU vorgelegt, ist eine Apostille oder Legalisation in den meisten Fällen nicht notwendig. Deutschland hat mit einigen europäischen Ländern (Belgien, Dänemark, Frankreich, Griechenland, Italien, Luxemburg, Österreich, Schweiz) einen Vertrag geschlossen, in der die gegenseitige Ankerkennung von Urkunden geregelt wird. Seit den 50er Jahren des vergangenen Jahrhunderts gibt da das CIEC (Übereinkommen der Internationalen Kommission für das Zivilstandeswesen). Einige beteiligten Staaten erkennen Sterbe-, Geburts- und Heiratsurkunden und Ehefähigkeitszeugnisse gegenseitig an.

Worin bestehen genau die Unterschiede zwischen einer Apostille und einer Legalisation?

Eine Apostille kann nur benutzt werden, wenn der Staat ein Mitglied des Haager Abkommens ist, das 1961 geschlossen wurde. Eine Apostille geht schnell, denn sie kann von einer Behörde ausgestellt werden. Für eine Legalisation ist der Gang zu einem Konsulat notwendig. Es handelt sich dabei um Staaten, die nicht an der Haager Übereinkunft beteiligt sind.

Von welchen Behörden erhält man eine Apostille?

Immer wieder geschieht es, dass eine Urkunde mit in das Bestimmungsland genommen wird. Dort kann aber keine Apostille ausgestellt werden. Sie muss immer in dem Land vorgenommen werden, in der die Urkunde ausgestellt wird. Dabei ergeben sich folgende Zuständigkeiten:
- Das Bundesverwaltungsamt apostilliert Urkunden von Gerichten und Bundesbehörden.
- Das Deutsche Patent- und Markenamt (DPMA) ist für Urkunden zuständig, die von ihrer Behörde ausgestellt wurden.
- Bei Urkunden von Landesbehörden ist die Zuständigkeit unterschiedlich. Diese unterscheiden sich von Bundesland zu Bundesland.

Ist eine Apostillierung in einem deutschen Konsulat im Ausland möglich?

Das ist leider nicht möglich. Die Apostillierung einer deutschen Urkunde ist nur bei der zuständigen Behörde möglich.

Kann ein Kaufvertrag apostilliert werden?

Das ist nur möglich, wenn er von einem Notar ausgestellt wurde. Eine Apostillierung ist nur bei öffentlichen Urkunden und Handelsregisterauszügen möglich. Eine private Urkunde wird dann öffentlich, wenn diese von einem Notar ausgestellt wird.

Kann ein Führerschein apostilliert werden?

Es ist üblich, dass einige Dokumente, die mit einem Lichtbild versehen sind, keiner Legalisation oder Apostillierung unterliegen. Dazu gehören unter anderem Arbeitsbücher, Rentenausweise, Gewerkschaftsbücher)

Ist die Apostillierung oder Legalisation einer Übersetzung möglich?

Eine normale Übersetzung ist ein privates Dokument und unterliegt keiner Apostillierung/Legalisation. Der Fall liegt natürlich anders, wenn die Übersetzung von einem Gerichtsübersetzer oder einem vereidigten Übersetzer angefertigt wurde.

Wie sieht es mit kommerziellen Dokumenten, also zum Beispiel mit Rechnungen, Verträge aus?

Auch hier gilt, dass keine Apostillierung/Legalisation möglich ist. Sollte diese gewünscht werden, muss ein Vertrag zu einer öffentlichen Urkunde werden. Dazu muss diese von einem Notar beglaubigt werden.

Wie apostilliert man ein Abschlusszeugnis einer öffentlichen Schule?

Das Dokument muss zunächst von der Bildungseinrichtung beglaubigt werden. Für die Apostillierung sind die Landesbehörden zuständig. Das ist für jedes Bundesland unterschiedlich, sodass die genaue Zuständigkeit vor der Apostillierung zu ermitteln ist.

Ist die Apostillierung einer Kopie möglich?

Eine Kopie kann nur eine Apostille erhalten, wenn sie zuvor beglaubigt wurde. Ansonsten ist das Original notwendig.

Wie viel Zeit muss man für die Ausstellung einer Apostille einplanen?

Einen genauen Zeitraum anzugeben ist schwer. Normalerweise dauert es zwischen drei bis zehn Tagen bis zur Apostillierung.

Ist eine Übersetzung des Dokuments notwendig?

Ob eine Übersetzung notwendig ist oder nicht steht normalerweise in den Anforderungen für das Dokument.

Kann von einem in Deutschland ausgestellten Pass apostilliert werden?

Ein Pass oder ein Reisepass kann selbst nicht apostilliert werden. Allerdings ist es möglich, dass die notariell beglaubigten Kopien apostilliert werden.

Kann das deutsche Konsulat die Legalisation eines Dokuments verweigern?

Es ist möglich, dass Deutschland die Legalisation für ein bestimmtes Land eingestellt hat. Dies geschieht, wenn das Legalisationsverfahren von einem Land missbräuchlich verwendet wird. Aktuell gibt es eine Reihe von Staaten, für die das Verfahren eingestellt wurde. Genauere Informationen erhält der Interessent beim Support.

Was ist zu tun, wenn die Legalisierung einer Urkunde nicht möglich ist?

In diesem Fall muss sich der Antragsteller an ein deutsches Gericht oder an eine Behörde wenden. Diese können bei der deutschen Botschaft/Konsulat in dem Land trotzdem eine Überprüfung beantragen. Das ist aber nicht bei allen Ländern möglich.

Muss die Urkunde persönlich bei der Botschaft abgegeben werden?

In diesem Fall muss sich der Antragsteller an ein deutsches Gericht oder an eine Behörde wenden. Diese können bei der deutschen Botschaft/Konsulat in dem Land trotzdem eine Überprüfung beantragen. Das ist aber nicht bei allen Ländern möglich.